В практике государственных и муниципальных заказчиков иногда возникают нестандартные ситуации: контракт давно исполнен или расторгнут, но соответствующие документы утеряны, и внести финальную информацию в реестр контрактов ЕИС невозможно. Это создает формальную «висящую» запись. Для таких случаев установлен особый регламент, который позволяет официально закрыть сведения о контракте.

Пошаговая процедура по официальному регламенту

Процедура является трехступенчатой и требует взаимодействия с уполномоченными органами. Самостоятельно изменить статус контракта в реестре заказчик в этой ситуации не вправе.

Шаг 1: Обращение заказчика в контролирующий орган
Заказчик должен направить официальное обращение в один из органов, указанных в подпункте «р» пункта 14 Правил ведения реестра контрактов. К ним относятся:

    • Федеральный орган исполнительной власти или исполнительный орган субъекта РФ, осуществляющие контроль в сфере закупок (например, Федеральная антимонопольная служба (ФАС) или региональное управление ФАС).
    • Счетная палата Российской Федерации (для федеральных заказчиков).
    • Контрольно-счетный орган субъекта Российской Федерации (для региональных и муниципальных заказчиков).

Цель обращения — проинформировать контролеров о сложившейся ситуации и факте исполнения/расторжения контракта.

Шаг 2: Решение и обращение контролирующего органа в Казначейство
Контролирующий орган, получивший обращение, проводит свою проверку или устанавливает факт. После этого он направляет в адрес Федерального казначейства (Казначейства России) официальное письменное обращение. В этом обращении должен содержаться вывод органа контроля об установлении факта исполнения, расторжения или прекращения контракта (обязательств по контракту).

Шаг 3: Действия Казначейства России
На основании полученного официального обращения от органа контроля Федеральное казначейство осуществляет необходимые административные действия в ГИС ЕИС «Закупки». Именно Казначейство формирует и размещает в реестре контрактов информацию о прекращении контракта, закрывая его статус.

Практические рекомендации и где найти официальные инструкции

    1. Действуйте последовательно. Не пытайтесь решить вопрос напрямую с оператором ЕИС или Казначейством, минуя контролирующий орган. Процедура строго регламентирована.
    2. Готовьте доказательную базу. В обращении к контролирующему органу постарайтесь предоставить любые сохранившиеся косвенные доказательства исполнения контракта (выписки по оплате, переписку с поставщиком, внутренние отчеты).
    3. Используйте официальные руководства. Детальные разъяснения и пошаговые скриншоты по работе с данным функционалом содержатся в Базе знаний личного кабинета пользователя ГИС ЕИС «Закупки». Найдите краткое руководство пользователя под названием «Формирование и размещение информации о прекращении контракта (обязательств по контракту)».

Вывод

Процедура закрытия контракта при утрате документов специально усложнена для обеспечения достоверности данных государственного реестра. Она требует от заказчика инициативы и взаимодействия с надзорными органами. Лучшей стратегией остается недопущение таких ситуаций через ответственное ведение контрактной документации и ее надежное архивирование в соответствии с требованиями законодательства.

Источник: https://t.me/gis_eiszakupki/2659

Нужна помощь в оформлении документов для обеспечения новых госконтрактов?

Для надежного обеспечения ваших обязательств мы оперативно оформляем банковские гарантии. Работаем с более чем 70 банками, чтобы предложить вам лучшее решение.

Консультация и помощь по заявке

Перезвоним и ответим на любые вопросы о банковской гарантии